DentaNote
Chính sách quyền riêng tư
Cập nhật lần cuối: 11/11/2026
DentaNote là ứng dụng ghi âm buổi học, buổi tư vấn và cuộc họp trong lĩnh vực nha khoa, sau đó chép lời và tạo tài liệu tóm tắt. Trang này giải thích ứng dụng DentaNote trên Android và trang web DentaNote thu thập dữ liệu gì, dùng để làm gì, lưu ở đâu, chia sẻ với ai và bạn có thể xoá dữ liệu như thế nào.
DentaNote chỉ dành cho người dùng đã được quản trị viên cấp tài khoản. Ứng dụng không dành cho trẻ em.
1. Dữ liệu chúng tôi thu thập
- Thông tin tài khoản: họ tên, tên đăng nhập, địa chỉ Gmail được cấp quyền, và (nếu quản trị viên nhập) số điện thoại, chức danh. Khi bạn đăng nhập bằng Google, chúng tôi chỉ nhận địa chỉ email và tên từ Google để xác nhận bạn có trong danh sách được cấp quyền. Chúng tôi không đọc thư, danh bạ hay tệp trong tài khoản Google của bạn.
- Bản ghi âm: âm thanh do micro của máy thu được khi bạn chủ động bấm nút ghi. Ứng dụng không tự ghi âm khi bạn chưa bấm ghi.
- Bản chép lời và tài liệu: nội dung chữ được chép từ bản ghi âm, cùng tài liệu tóm tắt, biên bản, phiếu tư vấn do hệ thống tạo ra từ bản chép lời.
- Thông tin về bệnh nhân hoặc người thứ ba xuất hiện trong buổi ghi: bản ghi âm buổi tư vấn có thể chứa tên, số điện thoại, năm sinh, tình trạng răng miệng và các thông tin sức khoẻ khác của người được tư vấn. Đây là dữ liệu nhạy cảm.
- Ảnh chụp trong lúc ghi: ảnh bạn chủ động chụp bằng nút «Chụp ảnh slide» trong màn ghi âm, kèm thời điểm chụp so với buổi ghi, để chèn ảnh vào đúng đoạn của tài liệu. Ứng dụng không đọc thư viện ảnh của máy và không tự chụp. Ảnh có thể chứa hình người hoặc thông tin trên màn chiếu; bạn có thể xoá từng ảnh trong màn bản ghi.
- Sổ thuật ngữ: các từ bạn tự nhập ở mục «Thuật ngữ» (từ máy nghe nhầm và từ đúng). Sổ này chỉ dùng để chép lời và soạn tài liệu cho các bản ghi của chính bạn.
- Góp ý và báo lỗi: nội dung bạn gửi qua mục «Góp ý / Báo lỗi», kèm phiên bản ứng dụng, hãng và đời máy, phiên bản Android. Khi ứng dụng gặp lỗi phần mềm, ứng dụng tự gửi mô tả kỹ thuật của lỗi (không kèm bản ghi âm hay nội dung chép lời) để chúng tôi sửa.
Chúng tôi không thu thập vị trí, danh bạ, thư viện ảnh của máy, tin nhắn, lịch sử cuộc gọi; không dùng công cụ quảng cáo hay theo dõi hành vi của bên thứ ba.
2. Quyền mà ứng dụng xin trên điện thoại
- Micro: để ghi âm khi bạn bấm ghi.
- Chạy dịch vụ nền loại micro: để buổi ghi không bị ngắt khi bạn tắt màn hình hoặc mở ứng dụng khác. Trong lúc đó điện thoại luôn hiện thông báo đang ghi âm. Việc ghi chỉ bắt đầu khi bạn bấm ghi và dừng khi bạn bấm kết thúc.
- Thông báo: để hiện thông báo đang ghi âm và báo khi buổi ghi bị gián đoạn.
- Máy ảnh: chỉ dùng khi bạn bấm «Chụp ảnh slide» trong lúc đang ghi âm. Ứng dụng không quay video và không chụp khi bạn không bấm.
- Vân tay / khuôn mặt (chỉ khi bạn bật «Mở khoá bằng vân tay»): việc quét do hệ điều hành của điện thoại thực hiện. Ứng dụng chỉ nhận kết quả «đúng» hoặc «sai», không nhận, không lưu và không gửi đi dữ liệu vân tay hay khuôn mặt của bạn.
3. Chúng tôi dùng dữ liệu để làm gì
- Chép lời bản ghi âm và tạo tài liệu cho chính người đã ghi.
- Cho bạn xem lại, tìm kiếm và hỏi đáp trên các bản ghi của mình.
- Xác thực đăng nhập và phân quyền.
- Sửa lỗi và cải thiện ứng dụng dựa trên góp ý, báo lỗi.
Chúng tôi không bán dữ liệu và không dùng dữ liệu của bạn để quảng cáo.
4. Dữ liệu được lưu và xử lý ở đâu
- Trên điện thoại của bạn: trong lúc ghi, âm thanh được lưu tạm trong bộ nhớ riêng của ứng dụng và được gửi dần lên máy chủ. Sau khi máy chủ nhận đủ, tệp tạm trên máy được xoá. Khi bạn bấm xuất Word, PDF, HTML hoặc tải file ghi âm, tệp được tạo trong bộ nhớ tạm của ứng dụng rồi mở bảng chia sẻ của điện thoại. Tệp bạn đã lưu hoặc gửi sang ứng dụng khác nằm ngoài sự quản lý của DentaNote.
- Máy chủ ứng dụng và kho tệp: dịch vụ lưu trữ của Vercel (tệp ghi âm lưu ở chế độ riêng tư, không có đường dẫn công khai).
- Cơ sở dữ liệu: dịch vụ cơ sở dữ liệu của Neon (thông tin tài khoản, bản chép lời, tài liệu, thông tin bệnh nhân, góp ý).
- Chép lời: thực hiện trên máy tính do đơn vị vận hành quản lý, bằng phần mềm nhận dạng giọng nói chạy ngay trên máy đó. Âm thanh không được gửi cho dịch vụ chép lời của bên thứ ba.
- Tạo tài liệu và hỏi đáp bằng AI: nội dung bản chép lời (dạng chữ) được gửi tới mô hình Claude của Anthropic để tạo tài liệu tóm tắt và trả lời câu hỏi của bạn.
Các dịch vụ nói trên có thể đặt máy chủ ở ngoài Việt Nam. Dữ liệu được truyền qua kết nối mã hoá (HTTPS).
5. Ai xem được dữ liệu của bạn
- Bản ghi âm, bản chép lời và tài liệu ở chế độ riêng tư: chỉ tài khoản đã tạo ra chúng xem được.
- Danh sách bệnh nhân, phiếu tư vấn và biên bản họp là dữ liệu dùng chung trong cùng đơn vị: các tài khoản được cấp quyền trong đơn vị đều xem được.
- Quản trị viên của đơn vị quản lý tài khoản (cấp quyền, khoá) và đọc được góp ý, báo lỗi.
- Đơn vị vận hành kỹ thuật có thể truy cập dữ liệu khi cần để vận hành, sao lưu hoặc xử lý sự cố.
Ngoài các bên xử lý nêu ở mục 4, chúng tôi không chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba, trừ khi pháp luật yêu cầu.
6. Trách nhiệm của người ghi âm
Khi ghi âm buổi tư vấn, buổi học hoặc cuộc họp, bạn có trách nhiệm thông báo và được sự đồng ý của những người có mặt, đặc biệt là bệnh nhân, trước khi ghi. Không dùng DentaNote để ghi âm người khác khi họ không biết hoặc không đồng ý.
7. Lưu giữ bao lâu
Bản ghi âm, bản chép lời và tài liệu được giữ cho đến khi bạn xoá chúng, hoặc cho đến khi tài khoản và dữ liệu của bạn bị xoá theo yêu cầu. Góp ý và báo lỗi được giữ để phục vụ việc sửa lỗi và có thể được xoá khi không còn cần.
8. Xoá bản ghi, xoá tài khoản và dữ liệu
- Xoá từng bản ghi: mở bản ghi trong ứng dụng và chọn xoá. Tệp âm thanh, bản chép lời và tài liệu của bản ghi đó bị xoá khỏi máy chủ.
- Yêu cầu xoá tài khoản và toàn bộ dữ liệu, ngay trong ứng dụng: vào Tài khoản → Yêu cầu xoá tài khoản và dữ liệu (bản ứng dụng cũ: Thêm → Cài đặt).
- Yêu cầu xoá khi không còn cài ứng dụng: liên hệ quản trị viên DentaNote của đơn vị bạn và nêu rõ địa chỉ Gmail dùng để đăng nhập.
Khi yêu cầu được xác nhận, chúng tôi xoá tài khoản cùng các bản ghi âm, bản chép lời, tài liệu và sổ thuật ngữ do tài khoản đó tạo. Việc xoá không khôi phục được. Thông tin bệnh nhân và biên bản họp dùng chung của đơn vị do quản trị viên đơn vị quyết định việc giữ hay xoá. Một số bản sao lưu kỹ thuật có thể cần thêm thời gian mới được ghi đè.
9. Quyền của bạn
Bạn có quyền biết dữ liệu nào về mình đang được lưu, yêu cầu chỉnh sửa, yêu cầu xoá, và rút lại sự đồng ý cho việc xử lý dữ liệu. Để thực hiện, dùng các cách ở mục 8 hoặc liên hệ theo mục 11.
10. Thay đổi chính sách
Khi cách ứng dụng thu thập hoặc xử lý dữ liệu thay đổi, chúng tôi cập nhật trang này và ghi lại ngày cập nhật ở đầu trang.
11. Liên hệ
Đơn vị vận hành DentaNote. Vui lòng liên hệ quản trị viên DentaNote của đơn vị bạn, hoặc gửi qua mục «Góp ý / Báo lỗi» trong ứng dụng.